Social Media Guideline für Ihre Mitarbeiter

Anleitung für Mitarbeiter für Beiträge über Ihr Unternehmen

Wie dürfen sich Mitarbeiter über Ihr Unternehmen in Sozialen Netzwerken / Social Media äußern?

Ein Gerichtsurteil vom Anfang des Jahres:
Ein Autoverkäufer bot Angebote seines Arbeitgebers in seinem privaten Facebook-Profil an. Das wurde vom Gericht als Schleichwerbung gewertet. Das Unternehmen musste zahlen, obwohl es keine Kenntnisse hiervon hatte.
(Quelle: Unbeabsichtigte Schleichwerbung auf Facebook kann teuer werden, ZEIT-ONLINE, 4. Januar 2014 12:34 Uhr)

Dieses Beispiel zeigt, wie wichtig es ist Mitarbeitern Regeln für den Umgang mit Sozialen Medien und der Nennung der Firma an die Hand zu geben. Zu schnell vermischen Privat- und Berufsleben.

In den meisten Fällen steht keine böse Absicht dahinter. Engagierte Mitarbeiter laufen aus Unwissenheit in die Gesetzesfalle.

Geben Sie Ihren Mitarbeitern daher eine Social Media Richtlinie in die Hand, die ihnen hilft, sich in öffentlichen Communities richtig zu verhalten – insbesondere in Verbindung mit Ihrer Firma.

Eine Social Media Guideline sollte auf jeden Fall folgende acht Punkte berücksichtigen:

1. Erläuterung der Social Media-Strategie Ihres Unternehmens

Erläutern Sie ihren Mitarbeitern, wie Sie zu Social Media Aktivitäten für das Unternehmen stehen und wer hierfür zuständig ist.

Meine Empfehlung:
Verbieten Sie nicht Social Media Aktivitäten durch Mitarbeiter sondern fordern Sie sie auf, dass sie diese mit der Fachabteilung abstimmen. Stellen Sie für diesen Fall Verhaltensregeln auf. So sollten die Beiträge immer den vollen Namen des Mitarbeiters und seine Position im Unternehmen enthalten.

2. Aufklärung über Urheberrechte und Lizenzen an Bildern und Texten

Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über Urheberrechte von Texten und Bildern. Wenn ein Mitarbeiter mit Ihrer Firma auftritt und Bilder verwendet, für die er nicht die Rechte hat, könnte das auf Ihr Unternehmen zurückfallen.

Umgekehrt möchten Sie sicherlich auch nicht, dass Ihre Mitarbeiter Ihre Bilder für private Postings in Facebook verwenden. Bilder aus eigenen Shootings sind nicht nur teuer, es ist auch eine Frage des Rechts. Facebook zum Beispiel hat in seinen Nutzungsbedingungen stehen, dass Facebook automatisch für jedes hochgeladene Foto die Lizenz für die kostenlose Nutzung bekommt. Das könnte ein Verstoß gegen die von Ihnen erworbenen Lizenzrechte bedeuten.

3. Vertrauliches gehört nicht ins Web

Betriebsinterna gehören nicht ins Web. Auch Inhalte die der Verschwiegenheitserklärung unterliegen, dürfen von Mitarbeitern nicht ins Web gestellt werden. In einer Social Media Guideline sollten Sie Ihre Mitarbeiter daran erinnern.

Öffentliche Communities sind zudem nicht der geeignete Platz um seinem Ärger über Kunden oder Kollegen Luft zu verschaffen. Hier darf durchaus an den Respekt untereinander und die Professionalität erinnert werden.

4. Aktivitäten in beruflichen Netzwerken

Berufliche Netzwerke sind beispielsweise XING oder LinkedIn. Hier ist es üblich sich mit der Firma seines aktuellen und seiner ehemaligen Arbeitgebern zu präsentieren. Dadurch präsentiert jeder Mitarbeiter indirekt das Unternehmen. Geben Sie Ihren Mitarbeitern Vorlagen wie zum Beispiel der Firmenname richtig angegeben wird. Und weisen Sie darauf hin, dass der Mitarbeiter seine Position korrekt angibt. Denn auch ihre Kunden und Geschäftspartner sind in XING und es könnte zu Missverständnissen führen, wenn die Position nicht korrekt angegeben ist.

Überlegen Sie sich auch, ob Sie es möchten, dass ein ehemaliger Mitarbeiter sich weiterhin als aktiver Mitarbeiter Ihres Unternehmens darstellt. Wenn Sie dies nicht möchten, bitten Sie ihn beim Verlassen des Unternehmens dies auch in den Netzwerken kenntlich zu machen.

Nutzen Sie die Möglichkeit eigene Unternehmensseiten in die Portale zu stellen mit denen sich Ihre Mitarbeiter verbinden können. So können Sie schneller erkennen wer sich in der Community wie darstellt. Zudem stärkt es Ihren eigenen Unternehmensauftritt.

5. Nutzung von Social Media am Arbeitplatz

Fachliche Communities werden gerne für die Arbeit genutzt, um Probleme lösen zu können oder um sich kurzfristig Wissen anzueignen. Ein Verbot Social Media am Arbeitsplatz zu nutzen wäre daher kontraproduktiv. Aber Sie können Regeln aufstellen, in dem Sie zum Beispiel nur bestimmte Foren zulassen.

6. Hilfe für Ihre Mitarbeiter

Nicht immer ist sich ein Mitarbeiter sicher, was er darf und was nicht. Geben Sie ihm die Möglichkeit nachzufragen. Richten Sie im Marketing, in der Kommunikation oder in der Personalabteilung eine Vertrauensstelle ein, wo sich Mitarbeiter Rat holen können.

Bieten Sie auch Hilfe an, wenn der Mitarbeiter Attacken gegen sich selbst im Web erfahren muss. Solche Attacken sind unter Umständen Zeichen von Missständen in Ihrer Belegschaft, die dem Arbeitsklima in Ihrem Unternehmen und damit auch der Produktivität schaden. Hier ist aktives Eingreifen von Nöten.

7. Umgang mit Verstößen

Natürlich können Sie auch mit Konsequenzen drohen, wenn gegen die Vorgaben verstoßen wird. Aber überlegen Sie sich dies gut und machen Sie es von dem Risiko eines Schadens für Ihr Unternehmen abhängig. Sanktionen wirken nur, wenn sie im Falle eines Falles auch wirklich durchgezogen werden. Weniger ist meistens mehr.

8. Juristische Abklärung und stetige Weiterentwicklung der Guideline

Wenn Sie eine Guideline erstellen, empfehle ich Ihnen dringend einen Juristen hinzuzuziehen, der sich mit Sozialen Netzwerken auskennt. Er kann Ihnen insbesondere bei der Ausformulierung helfen, und auf juristische Lücken hinweisen.

Da es immer schwierig ist alle Eventualitäten zu berücksichtigen und da die sozialen Netzwerke aus juristischer Sicht und aus Sicht des Datenschutzes noch nicht eindeutig geregelt sind, sollten Sie Ihre Guideline regelmäßig einer Überprüfung unterwerfen. In Zukunft wird es noch einige gerichtliche Urteile geben, die die Darstellung der Nutzerprofile und die Verwendung der Netze neu regeln. Vielleicht empfiehlt es sich daher, neben einem Datenschutzbeauftragten auch einen Social Media Beauftragten zu benennen.

Hinweis: Dieser Artikel stellt keine juristische Beratung dar.

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Was macht ein E-Commerce Manager?

Nicht immer besteht Klarheit darüber was ein E-Commerce Manager macht. Das liegt daran, dass seine Aufgaben sehr vielfältig sind und weit in die bestehenden Prozesse des Unternehmens hineingreifen.

Der Online-Shop spiegelt ein ganzes Unternehmen

eCommerce Manager müssen auch den Cross Channel Gedanken leben können.Der E-Commerce Manager entwickelt eine passende Strategie für den Online-Auftritt eines Unternehmens und setzt diese um. Je nach Zielsetzung handelt es sich beim Online-Auftritt um ein Portal, das das Unternehmen repräsentiert, oder um einen Shop, über den Waren oder Dienstleistungen direkt verkauft werden. Oft wird aber auch eine Mischung aus beidem erwartet.

Strategische, konzeptionelle und operative Arbeit

Die Aufgabe des eCommerce Managers ist es, eine Strategie und das entsprechende Konzept zu entwickeln, in dem Inhalte und Funktionen beschrieben werden. Meistens gehört auch ein Marketingplan dazu, der Online- und Offline-Marketing-Aktivitäten aufzeigt.

Koordinator und Prozessmanager

Um Kunden zu gewinnen und zu halten wird nicht nur eine spannende Website benötigt, sondern auch die Prozesse dahinter müssen reibungslos funktionieren.
Darum muss der Online Manager über alle Internetaktivitäten den Überblick behalten, sie aufeinander abstimmen und Synergien nutzen. Hierzu gehören Suchmaschinenoptimierung, Marketing und Werbung, Webinhalte (Texter), sowie Partnerprogramme (z.B. Affiliate).
Unterstützt werden die Aktivitäten durch ineinandergreifende Prozesse: Was passiert mit Kundendaten, wie wird die Logistik angebunden, wie der Vertrieb und der Kundendienst einbezogen? Oder soll eine Produktdatenbank angebunden werden, die die Texte ausliefern soll?

Organisationsentwicklung

Um diesen Aufgaben gerecht werden zu können, muss sich der E-Commerce-Manager sehr gut in die Unternehmensstrukturen einarbeiten und die Prozesse und Abläufe der verschiedenen Bereichen verstehen. Sich ständig mit anderen Bereichen austauschen, zuhören und gemeinsame Lösungen zu finden ist eine wichtige Aufgabe des E-Commerce Managers.

Qualifiziertes Hintergrundwissen ist gefragt

Damit sich der E-Commerce Manager auf fachlicher Ebene mit den Kollegen oder Agenturen unterhalten und gezielte Fragen stellen kann, kommt er nicht umhin, sich in verschiedenen Bereichen ein Grundwissen und mitunter auch ein Expertenwissen anzueignen:

– Usability
– Design
– Funktionalität von Suchmaschinen
– Varianten der Inhaltserstellung und Informationsverarbeitung
– Technik und Datenverarbeitung
– Marketing und Vertrieb (Cross-Media-, Online-, Social-Marketing)
– Aufbau und Optimierung von Prozessen rund um ein Internetportal
– Datenschutz und Recht
– Produktion, Lagerwirtschaft, Logistik
– Zahlungsmethoden
– Webtracking und Marktforschung
– Prozessanalysen und -beschreibung

Das macht den E-Commerce-Manager zu einen Global Player, der auch abseits seiner zentralen Aufgabe wichtige Impulse für die Nutzung von Synergien oder Prozessoptimierungen geben kann. Immerhin arbeitet er überwiegend bereichsübergreifend und kann somit Ideen zusammenbringen. Ein E-Commerce Manager treibt nicht selten weitere Digitalisierungsmaßnahmen voran.

Stetige Weiterentwicklung als Basis für Innovationen

Wie eine Spinne im Netz zieht der Online-Manager nicht nur an verschiedenen Fäden gleichzeitig sondern bleibt auch mit seiner Umwelt in Kontakt, um rechtzeitig auf Veränderungen zu reagieren. Sich selbst stetig weiter zu entwickeln und vorausschauend zu denken sind weitere wichtige Anforderungen an diesen Beruf.

Zudem müssen Entwicklungen am Markt und im Internet im Auge behalten und mit dem eigenen Online-Shop abgeglichen werden. Denn letztendlich ist es das Ziel, die Online-Aktivitäten permanent weiter zu entwickeln und zu perfektionieren.

Anforderungen an einen E-Commerce Manager

Die Vielfalt an Aufgaben und Schnittstellen in andere Bereiche stellt hohe Anforderungen an einen E-Commerce Manager:

– Kommunikations- und Führungsfähigkeit
– Verständnis für Marketing und Vertrieb
– Technisches Interesse
– Kreativität
– Vorausschauendes Denken
– Betriebswirtschaftliches und rechtliches Fingerspitzengefühl
– Organisationstalent
– Projektorientiertes Denken
– Durchsetzungskraft und Durchhaltevermögen

Fazit

Die Aufgaben eines E-Commerce-Managers wandeln sich ständig. Offen für Neues zu sein, hohe Bereitschaft zu lernen und auf Routinen zu verzichten machen einen guten Online-Manager aus. Wer genau hierin die Herausforderung sieht und sich regelmäßig fachlich und in der sozialen Kompetenz weiterentwickelt wird mit zunehmender Erfahrung nicht nur erfolgreich sein sondern auch diesen Beruf lieben.

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E-Commerce-Manager als Interim Managerin – geht das?

Natürlich kann ein E Commerce Manager auch ein Interim Managerin sein. Die enormen Entwicklungen im E-Commerce erfordern immer wieder ein Neudenken in der Online-Ausrichtung. Doch strategische Überlegungen erfordern Zeit. Längst geht es nicht mehr nur um die Frage welche Inhalte auf eine Website gestellt werden. Der E-Commerce greift tief in die Geschäftsprozesse ein: Von der Produktpräsentation über die Bestellbarkeit bis hin zu Zahlungswegen und Kundendatenbanken. Nicht zu vergessen sind Logistikfragen und nachgelagerte Kundenakquisen. Das Web ist nicht nur ein Kommunikationsmittel, es ist sogar primär ein Wertschöpfungsprozess.

Um ein solches Geschäftsfeld aufzubauen, zu expandieren oder umzustrukturieren wird Expertenwissen und Erfahrung benötigt. Oft fehlt aber dieses Wissen oder ist bereits in der täglichen Arbeit fest verbunden. Doch wie kann die Kapazität mit entsprechendem Wissen aufgestockt werden ohne langfristig daran gebunden zu sein? Und wie viel Zeit geht verloren wenn ein passender Mitarbeiter gefunden werden muss?

Mit freiberuflichen E Commerce Manager Know-how einkaufen

Hier kann eine Interim Managerin wichtige Unterstützung leisten. So habe ich zum Beispiel ein Projekt übernommen in dem es zum einen galt das Unternehmen im Aufbau eines Teams zu unterstützen und gleichzeitig einen Online-Shop komplett neu aufzubauen. Von meinem Vorstellungsgespräch bis zum Start des Projekts verging gerade mal eine Woche. Und während ich schon in die Umsetzung des neuen Webauftritts eintauchte, konnte sich das Unternehmen in Ruhe einen E-Commerce-Leiter suchen. Auch die Übergabe verlief schrittweise. Als der neue Leiter startete, konnte er sich um den Aufbau des Teams kümmern und ich hatte im Projekt für den Webauftritt ein wachsendes Team an der Seite das Stück für Stück anfallende Arbeiten übernehmen konnte. Bis zu dem Zeitpunkt bis es alleine den neuen Shop betreuen konnte. Gerade mal einen Monat nach meinem Ausscheiden aus dem Projekt ging der neue Shop online.

Mit einer Interim Managerin als E Commerce Manager Zeit gewinnen

Das Unternehmen hat hierdurch sehr viel Zeit gewonnen. Überlegen Sie: Wie lange brauchen Sie, um eine passende Leitungsfunktion zu finden? Und wenn diese nicht nur ein Team aufzubauen hat sondern auch noch einen vollwertigen Shop als Online-Filiale, dann sind Kapazitätsprobleme vorprogrammiert. Meine Einschätzung: Der Shop wäre erst sieben bis neun Monate später online gegangen.

Durch Erfahrung reduziert sich die Einarbeitungszeit

Doch Interim Manager haben noch weitere Vorteile zu bieten: Durch die Übernahme verschiedener Projekte sind sie geübt darin sich sehr schnell an neue Umgebungen zu gewöhnen und Aufgaben zu übernehmen. Ich selbst mag es am liebsten gleich von Anfang an gefordert zu werden. Nur so gibt man mir die Möglichkeit mich schnell einzuarbeiten und zu organisieren.

Außerdem komme ich im Bereich E-Commerce immer wieder mit unterschiedlichsten Technologien und Branchen in Kontakt. Das erweitert mein Know-how und gibt mir Flexibilität. Zudem bringt es Vorteile für das Unternehmen, denn bereits etablierte Lösungen in einer Branche, können in einer anderen wichtige Vorteile bringen.

So finden Sie den passenden E Commerce Manager

Interim Manager arbeiten freiberuflich und können daher direkt angesprochen werden. Aber es gibt auch Personalagenturen, die sich auf die Vermittlung von Interim Manager spezialisiert haben, die sogenannten Provider. Sprechen Sie ihre Personalagentur an. Vielleicht hat sie bereits einen entsprechenden Tätigkeitsbereich oder steht in Kooperation mit einer spezialisierten Agentur. Weitere Informationen finden Sie auf der Website des Verbandes Dachgesellschaft des deutschen Interim Managements (www.ddim.de) oder auf der Website des Providerverbandes AIMP (www.aimp.de).

Über die Qualität der Interim Manager können Sie in einer Veröffentlichung des AIMP lesen: Führungsstudie Interim Leadership Personalities

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