Projektauftrag Vorlage – für den schnellen Projektstart
Die Beauftragung bzw. Einarbeitung eines externen Projektleiters ist die Grundlage für die erfolgreiche Umsetzung eines Projekts. Mit dieser Checkliste kann das Onboarding eines externen Kollegen einfach vorbereitet und beschleunigt werden.
Die Projektauftrag-Vorlage holt einen externen Projektleiter schnell ins Boot
Bevor ein externer Projektleiter beauftragt wird, finden intern viele Gespräche statt aus denen im Ergebnis die Entscheidung für ein Projekt gefällt wird. Sobald die Entscheidung gefallen ist, soll am besten gleich gestern losgelegt werden. Zeit für eine effektive Projektvorbereitung wird dann selten eingeplant. Das Management will schnell produktive Ergebnisse sehen.
Die Projektplanung ist ein produktives Ergebnis
Projektmanager werden immer noch gerne beauftragt ein Projekt umzusetzen. Doch deren eigentliche Leistung, nämlich die Projektplanung, wird oft gar nicht als produktive und wertvolle Leistung wahrgenommen. Der Blick richtet sich immer auf das Objekt, das umgesetzt werden soll. Daher passiert es auch oft, dass die Projektvorbereitungszeit gar nicht mit eingeplant wird. Dabei ist die Vorbereitung wichtig für die erfolgreiche Umsetzung im Projekt. In der Vorbereitung werden Projektstruktur (klassisch vs. Agil), die Projektmitarbeiter, der Scope, die möglichen Zwischenziele (Milestones), die Art der Zusammenarbeit (Board, Teams, Projektplan etc.) und einige andere Punkte definiert. Sie bilden die Eckpfeiler für das Projekt.
Mit einer Projektauftrag-Vorlage gut vorbereitet sein
Die Einarbeitungszeit einer externen Projektleiterin verkürzt sich signifikant, wenn er mit Hilfe einer Projektauftrag-Vorlage, wie sie hier zum Download zur Verfügung steht, schnell in die Thematik eingeführt wird. Die Vorlage dient dazu, das Projektziel zu konkretisieren und den Status des Projekts zu beschreiben. Sie ist zudem eine Checkliste, was für das Onboarding des Projektmanagers vorbereitet werden muss.
Offenheit und konkreter Projektauftrag sind die Grundlagen für den Projekterfolg
Je konkreter der Projektauftrag formuliert ist, um so besser können Sie prüfen, ob die Person die notwendigen Kompetenzen mitbringt. Das gilt umso mehr, je mehr Druck auf das Projekt herrscht, wie z.B. Dringlichkeit, Historie, Konflikte.
Zudem hilft es den eigenen Blick auf das Projekt zu schärfen und die interne Erwartungshaltung schon bei Projektauftrag abgestimmt zu haben. So muss sich der Projektleiter nicht mit internen politischen Diskussionen auseinandersetzen, sondern kann sich auf das Projektziel konzentrieren.
Manchmal hat es auch den Anschein, dass der eine oder andere Manager oder Mitarbeiter die Fähigkeiten des Externen prüfen wollen. Informationen oder Unterlagen werden zurückgehalten, ganz nach dem Motto „mal sehen, ob er selbst draufkommt!“. Das ist kontraproduktiv und schadet dem Projekt. Mit Hilfe der Projektauftrag Vorlage wird jeder gezwungen seine Informationen zum Start des Projektleiters zur Verfügung zu stellen. Ob die Projektleiterin etwas kann, zeigt sich dann immer noch darüber, wie sie mit den Informationen umgeht.
Viel hilft nicht immer viel
Manchmal werden externe Projektmanager nur mager mit Informationen ausgestattet und ein anderes Mal passiert das Gegenteil: Sie werden mit Dokumenten und Informationen überhäuft, so dass sie allein zum Lesen drei Wochen brauchen.
Das hilft dem Externen nicht den richtigen Weg zu finden. Daher ist es wichtig, dass sich ein Vorbereitungsteam darüber abstimmt welche Informationen für das Projekt und damit für die Projektmanagerin wesentlich sind.
Keine Zeit für die Projektauftrag-Vorlage?
Die Erfahrung zeigt: Zeit, die vorne in einem Projekt eingespart wird, kommt wie ein Bumerang zu einem späteren Zeitpunkt doppelt zurück. Wie auch immer, die Nutzung einer Projektauftrag-Vorlage ist natürlich freiwillig.
Download – Projektauftrag-Vorlage
