Agenturauftrag bei Digitalprojekten: Ein Missverständnis

Zusammenarbeit mit Agenturen; Die Projektmanager des Auftraggebers und der Agentur sitzen sich gegenüber; das Bild zeigt welche Aufgaben jeder in seinem Unternehmen übernehmen muss.

„Wir haben doch eine Agentur beauftragt, die die Projektleitung übernimmt.“

Und genau hier liegt eines der größten Missverständnisse in Digitalisierungsprojekten.

In der Digitalisierung braucht der Mittelstand Agenturen

Gerade im Mittelstand ist es absolut sinnvoll und strategisch klug Agenturen einzubinden:

Sie bringen das notwendige Spezialwissen mit.
Man muss keine eigene Infrastruktur mit erforderlichen Know-how-Trägern und Tools aufbauen, die nur temporär benötigt wird.
Das Projekt profitiert von bereits etablierten Tools, Ad-ons oder Prozessabbildungen.

Die Zusammenarbeit mit Agenturen spart Zeit und bringt Wissen in das Unternehmen ein.

Aber: Eine Agentur ersetzt kein internes Projektmanagement.

Die Erwartungen an die Projektleitung der Agentur triften auseinander

Was viele Auftraggeber erwarten:

Die Agentur steuert das Gesamtprojekt.
Sie koordiniert intern.
Sie sorgt dafür, dass alles läuft.

Was die Agentur tatsächlich leistet:

Steuerung des eigenen Teams
Koordination der eigenen Deliverables
Verantwortung für die eigene Umsetzung

Was die Agentur nicht leisten kann (es sei denn, die Agentur wurde explizit hierfür beauftragt):

Stakeholdermanagement beim Auftraggeber
Priorisierung des Tagesgeschäfts des Auftraggebers
Entscheidungsvorbereitung für die Geschäftsführung
Aufbau eines internen Projektteams beim Auftraggeber
Durchsetzung von Aufgaben im Unternehmen

Und genau hier liegen häufig die Gründe, wenn Digitalisierungsprojekte nicht ins Laufen kommen.

Das typische Szenario

Man trifft sich, die Agentur wird gebrief und die ersten Aufgaben werden vereinbart. Die Agentur liefert. Doch dann kommt das Projekt ins Stocken:

Anforderungen des Auftraggebers kommen verspätet
Fachbereiche sind nicht abgestimmt
Freigaben dauern Wochen
Entscheidungen werden vertagt
Viele Korrekturrunden

Die Agentur fragt zunächst geduldig nach. Dann kommen die ersten Hinweise, dass sie Kapazitäten abziehen und ein anderes Projekt bedienen müssen. Es entsteht Hektik. Die Fehler werden nicht selten bei der Agentur gesucht.

Die eigentliche Ursache der Störung im Projekt

Die Ursache ist nicht die Agentur, nicht das Budget und auch nicht das Tool.

Sondern die fehlende interne Steuerung.

Oder wie es Joachim Frey* treffend formuliert wurde:

„Keine Organisation kann Leistungen erbringen, für die die Mitarbeiter nicht das nötige Know-how besitzen oder nicht motiviert sind.“

Die Erkenntnis

Eine Agentur kann nur so gut arbeiten, wie das Unternehmen intern strukturiert ist.

Jemand muss intern das Projekt antreiben und Hürden aus dem Weg räumen. Ein Agenturauftrag allein reicht nicht aus. Hierzu gehört:

Stakeholder zusammenbringen
Klarheit schaffen
Entscheidungen vorbereiten
Reibung reduzieren
Geschwindigkeit erzeugen

Viele Projekte scheitern nicht an Kompetenz. Sondern an Verantwortung.

Das ist ein strukturelles Thema, das erstaunlich häufig unterschätzt wird. Doch die Lösung ist einfach:

Der Agenturauftrag bei Digitalprojekten muss klar die Aufgaben der Agentur und die des eigenen Unternehmens beschreiben. So können Missverständnisse vermieden werden. Zudem liefert dies eine gute Grundlage für die Ausarbeitung des Projektplans, in dem diese Aufgabenteilung noch konkreter ausgearbeitet wird. Dann muss jede Seite einen Projektleiter / eine Projektleiter bestimmen, die das Projekt intern steuern und abstimmen.

* Quelle: Joachim Frey, Präsentation PIM/MAM und MDM-Projekte erfolgreich umsetzen, SDZeCOM, 2026