Vorlage für den Projektstart - Externe schnell ins Boot holen

Vorlage für den Projektstart - schnelles Onboarding für Externe

Zeit ist Geld

Sobald ein Projekt beschlossen wurde oder eine Leitungsfunktion interimistisch durch einen externen Manager besetzt werden soll, muss alles schnell gehen. Der externe Mitarbeiter soll schnell möglichst starten. Damit das gelingt muss die passende Person zu den anstehenden Aufgaben gefunden werden und sie muss schnell in die Materie hineinwachsen:

Welche Themen und Ziele stehen an und sollen in der vorgesehenen Zeit umgesetzt werden?
Welches Know-how muss eine Person mitbringen, um diese Aufgabe übernehmen zu können?
Welche Eigenschaften muss eine Person haben, damit sie bestimmte Herausforderungen meistern kann?

Mit der „Vorlage für den Projektstart“ sich systematisch vorbereiten

Sie glauben alle Antworten zu den Fragen oben zu kennen? Dann wird Ihnen das Ausfüllen der Vorlage keine Probleme bereiten. Stimmen sie die Antworten mit allen internen Beteiligten ab und sie werden feststellen, wie viele Punkte unterschiedlich wahrgenommen wurden.

Die abgestimmte Vorlage dient zum einen dazu, eine inhaltlich korrekte und vollständige Ausschreibung erstellen zu können und hierüber die externe Mitarbeiterin über alle wichtigen Punkte zu informieren. Das Onboarding einer Externen unterscheidet sich von dem eines neuen festangestellten Mitarbeiters darin, dass es sich stark auf die konkrete Aufgabe bezieht.

Die Einarbeitungszeit einer externen Projektleiterin verkürzt sich signifikant, wenn sie mit Hilfe einer Vorlage, wie sie hier zum Download zur Verfügung steht, schnell in die Thematik eingeführt wird.

Offenheit und konkrete Erwartungen sind die Grundlagen für den Projekterfolg

Je mehr Informationen in der Vorlage für den Projektstart zusammengetragen werden konnten, umso schneller werden sich die externe Mitarbeiterin und die betroffenen Bereiche in die Umsetzung begeben können. Natürlich können Lücken bleiben, aber auch diese Zeigen der neuen Kollegin was noch geklärt werden muss. Die externe kann sich schon am ersten Tag, voll auf das Projekt konzentrieren und kann mit Hilfe der Checkliste mit den ersten Stakeholdern in Kontakt treten.

Beugen sie bewusste oder unbewusste Abwehrmaßnahmen interner Mitarbeiter vor. Hin-und-wieder hat es den Anschein, dass der eine oder andere Manager oder Mitarbeiter die Fähigkeiten des Externen prüfen wollen. Informationen oder Unterlagen werden zurückgehalten, ganz nach dem Motto „mal sehen, ob er selbst draufkommt!“. Das ist kontraproduktiv und schadet dem Projekt. Mit Hilfe der Projektauftrag Vorlage wird jeder gezwungen seine Informationen zum Start des Projektleiters zur Verfügung zu stellen. Ob die Projektleiterin etwas kann, zeigt sich dann immer noch darüber, wie sie mit den Informationen umgeht.

Viel hilft nicht immer viel

Manchmal werden externe Projektmanager nur mager mit Informationen ausgestattet und ein anderes Mal passiert das Gegenteil: Sie werden mit Dokumenten und Informationen überhäuft, so dass sie allein zum Lesen drei Wochen brauchen.

Das hilft dem Externen nicht, schnell den richtigen Weg zu finden. Daher ist es wichtig, dass sich ein Vorbereitungsteam darüber abstimmt welche Informationen für das Projekt/Aufgabe wichtig sind und wer sie wie bereitstellt.

Keine Zeit für die Projektauftrag-Vorlage?

Die Erfahrung zeigt: Zeit, die zum Projektstart eingespart wird, kommt wie ein Bumerang zu einem späteren Zeitpunkt doppelt zurück. Wie auch immer, die Nutzung einer Projektauftrag-Vorlage ist natürlich freiwillig. Natürlich können Sie auch meine Vorlage als Muster verwenden und den eigenen Bedürfnissen anpassen.