Erfahren Sie mehr über die Kompetenzen einer freiberuflichen Führungskraft (Interim-Managerin, Freelancer) im Umfeld interdisziplinarischer Teams. Erhalten Sie zudem Einblick in das Umfeld einer „Externen“ / „Freelancerin“.

Projektauftrag Vorlage – für den schnellen Projektstart(c) 1STunningART - stock.adobe.com #270961904

Vorlage für den Projektstart – schnelles Onboarding von Externen

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Vorlage für den Projektstart - schnelles Onboarding für Externe

(c) 1STunningART – stock.adobe.com #270961904

Zeit ist Geld

Sobald ein Projekt beschlossen wurde oder eine Leitungsfunktion interimistisch durch einen externen Manager besetzt werden soll, muss alles schnell gehen. Der externe Mitarbeiter soll schnell möglichst starten. Damit das gelingt muss die passende Person zu den anstehenden Aufgaben gefunden werden und sie muss schnell in die Materie hineinwachsen:

  • Welche Themen und Ziele stehen an und sollen in der vorgesehenen Zeit umgesetzt werden?
  • Welches Know-how muss eine Person mitbringen, um diese Aufgabe übernehmen zu können?
  • Welche Eigenschaften muss eine Person haben, damit sie bestimmte Herausforderungen meistern kann?

Die „Vorlage für den Projektstart“ dient der systematischen Vorbereitung

Sie glauben alle Antworten zu den Fragen oben zu kennen? Dann wird Ihnen das Ausfüllen der Vorlage keine Probleme bereiten. Stimmen sie die Antworten mit allen internen Beteiligten ab und sie werden feststellen, wie viele Punkte unterschiedlich wahrgenommen wurden.

Die abgestimmte Vorlage kann zwei Zwecke erfüllen:

  • Erstellung einer passenden Ausschreibung mit direkten Bezug zum Projekt
  • Bereitstellung der Informationen für die externe Projektmanagerin, damit diese sofort starten kann.

Das Onboarding einer Externen unterscheidet sich von dem eines neuen festangestellten Mitarbeiters darin, dass es sich stark auf die konkrete Aufgabe bezieht. Ein umfassendes Onboarding wie bei festangestellten Mitarbeitern ist häufig nicht notwendig. Je mehr Klarheit über die Erwartungen an die Umsetzung des Projekts besteht, um so schneller kann der / die Externe in das Projekt oder Interim Mandat einsteigen und sich konkret in die Materie einarbeiten. Damit verkürzt sich die Einarbeitungszeit signifikant.

Offenheit und konkrete Erwartungen sind die Grundlagen für den Projekterfolg

Je mehr Informationen in der Vorlage für den Projektstart zusammengetragen werden konnten, umso schneller werden sich die externe Mitarbeiterin und die betroffenen Bereiche in die Umsetzung begeben können. Natürlich können Lücken bleiben, aber auch diese zeigen der neuen Kollegin was noch geklärt werden muss. Die Externe kann sich schon am ersten Tag, voll auf das Projekt konzentrieren und mit Hilfe der Checkliste mit den ersten Stakeholdern in Kontakt treten.

Beugen sie bewusste oder unbewusste Abwehrmaßnahmen interner Mitarbeiter vor.  Hin-und-wieder hat es den Anschein, dass der eine oder andere Manager oder Mitarbeiter die Fähigkeiten des Externen prüfen wollen. Informationen oder Unterlagen werden zurückgehalten, ganz nach dem Motto „mal sehen, ob er selbst draufkommt!“. Das ist kontraproduktiv und schadet dem Projekt. Mit Hilfe der Projektauftrag Vorlage wird jeder gezwungen seine Informationen zum Start des Projektleiters zur Verfügung zu stellen. Ob die Projektleiterin etwas kann, zeigt sich dann immer noch darüber, wie sie mit den Informationen umgeht.

Viel hilft nicht immer viel

Manchmal werden externe Projektmanager nur mager mit Informationen ausgestattet und ein anderes Mal passiert das Gegenteil: Sie werden mit Dokumenten und Informationen überhäuft, so dass sie allein zum Lesen drei Wochen brauchen.

Das hilft dem Externen nicht, schnell den richtigen Weg zu finden. Daher ist es wichtig, dass sich ein Vorbereitungsteam darüber abstimmt, welche Informationen für das Projekt/Aufgabe wichtig sind und wer sie wie bereitstellt.

Keine Zeit für die Projektauftrag-Vorlage?

Die Erfahrung zeigt: Zeit, die zum Projektstart eingespart wird, kommt wie ein Bumerang zu einem späteren Zeitpunkt doppelt zurück. Wie auch immer, die Nutzung einer Projektauftrag-Vorlage ist natürlich freiwillig. Sie können meine Vorlage als Muster verwenden und den eigenen Bedürfnissen anpassen.

Download – Projektauftrag-Vorlage

Download Excel     

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Nein. Projektfreie Zeit ist mir nicht peinlich.Bettina Vier

Nein. Projektfreie Zeit ist mir als Interim Managerin nicht peinlich.

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Interim Manager gesucht - Digitalisierung,Vertrieb, Marketing, E-Commerce

(c) Bettina Vier, Digitalisierung + E-Commerce

Oder: „Same procedure as every year!“

Es ist wieder soweit. Ich habe als Interim Managerin ein Projekt erfolgreich abgeschlossen und bin wieder zu Hause. Mein Auto steht für jeden sichtbar bereits seit zwei Wochen auf der Straße. Und wie bei „Und ewig grüßt das Murmeltier“ weiß ich was jetzt kommt. Ich treffe einen Nachbar:“Ich habe Ihr Auto gesehen. Haben Sie Urlaub?“ „Nein, mein Interim-Projekt ist zu Ende.“ „Und, haben Sie schon etwas Neues?“ „Nein, die Akquise läuft.“ „Noch nichts Neues? Hoffentlich klappt es.“ „Irgendwas wird schon kommen.“ „Und was machen Sie, wenn nicht?“ „Dann ziehe ich bei Ihnen ein.“ „Das könnte ich nicht! Diese Ungewissheit!“ Ich zucke die Schultern.

Das gleiche Schauspiel wiederholt sich am Abend. Ich rufe ein befreundetes Pärchen an: “Hallo! Ich bin wieder zu Hause. Wie wäre es, wenn wir uns mal treffen?“ „Ja, gern. Hast du Urlaub?“ …

Immer wieder geben mir diese Gespräche das Gefühl, dass es mir peinlich sein müsste gerade ohne Projekt zu sein. Nein, es ist mir nicht peinlich. Das ist das Lebensmodell einer freiberuflichen Interim Managerin.

Was sich für andere wie „arbeitslos“ anfühlt ist für mich Arbeit

Wenn ein Projekt zu Ende geht, startet in der Regel 6-4 Wochen vorher parallel zum laufenden Interim-Projekt die Akquise. Das heißt, Mailaccount durchforsten und Kontaktdatenbank aktualisieren. Unterlagen wie CV und Profil aktualisieren und ein Mailing aufsetzen. Zudem überarbeite ich meine Online-Profile und überprüfe meine persönliche Strategie: Habe ich für mich persönlich erreicht was ich wollte? Habe ich im letzten Interim-Projekt alles richtig gemacht? War mein Kunde/Provider zufrieden mit mir? Was erwartet ein Kunde, wenn er eine Interim Managerin sucht? Was muss ich ändern? Welche Maßnahmen muss ich ergreifen?

Auch etwas Marktforschung steht an: Welche Projektanfragen hatten mich während des Projekts erreicht? Hat mein Netzwerk verstanden, was ich machen möchte? Was bieten meine Konkurrenten? Wie muss ich mich positionieren, damit ich interessante, für mich relevante Projekte bekomme? Was bedeutet das für meine Kommunikation, Weiterbildung und mein Auftreten?
Die projektfreie Zeit eines Interim Managers bedeutet seine eigene „Unternehmensstrategie“, das Profiling, Networking und die Kommunikation auf den Prüfstand zu stellen. Während des Einsatzes als Interim Manager bleibt dafür kaum Zeit, denn da steht das Projekt des Kunden an erster Stelle.

Projektfreie Zeit bedeutet Erholung vom Interim-Mandat

Die Projekte in Interim Mandate stellen in der Regel hohe Ansprüche. In den meisten Fällen wird eine Interim Managerin gesucht, weil etwas in die Schieflage geraten ist. Oder ich stelle selbst im Mandat fest, dass mehr Handlungsbedarf besteht als ursprünglich angenommen. Regelarbeitszeiten sind selten. Um ein solches Projekt durchstehen zu können braucht man Kraft. Daher ist es wichtig die projektfreie Zeit auch zur Erholung zu nutzen.
Erholung bedeutet für mich – manche mag dies erstaunen – meine Wohnung auf Vordermann zu bringen. Man sieht sofort was man geleistet hat und es gibt ein gutes Gefühl, wenn zu Hause wieder alles in Ordnung ist. Aber auch Sport, Wanderungen, Treffen mit Freunden und Familie, Motorrad fahren und ein Stadtbummel gehören dazu. Außerdem beschäftige ich mich mit Geschichte und besuche gerne Vorträge dazu. Ich genieße mein projektfreie Zeit, denn sie gehört mir. Vielleicht sieht das wie „arbeitslos“ aus – für mich ist das Work-Life-Balance.

Interim Managerin gesucht?

Gerne übernehme ich auch ein Mandat für Sie im Umfeld der digitalen Transformation, Change-Management und E-Commerce. Sprechen Sie mich an und wir können prüfen, ob meine Kompetenzen und Vorstellungen mit den Ihrigen übereinstimmen.

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Führungsstudie Interim Leadership PersonalitiesAIMP

Führungsstudie Interim Leadership Personalities

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Führungsstudie Interim Leadership Personalities - Persönlichkeiten von Interim Manager

(c) ZZM und AIMP

Welche Führungsqualität haben Interim Manager?

Erfolgreiche Führung zeichnet sich u.a. dadurch aus, dass Mitarbeiter zu Höchstleistungen motiviert und Innovationen im Unternehmen Fuß fassen können. Führungsqualität ist zu einem Teil die Persönlichkeit einer Führungskraft und zu einem weiteren Teil die im Berufsleben erlernte Methoden (Führungserfahrung). Vor allem in zeitlich begrenzten Projekten mit neu zusammengestellten Projektmitarbeitern wird dieses Können unter Beweis gestellt, da in binnen kürzester Zeit Lösungen zu Problemen gefunden werden müssen. Zudem muss das Vertrauen der Mitarbeiter und Kollegen gewonnen werden.

Interim Manager stehen permanent vor diesen Herausforderungen, da sie regelmäßig in Mandate einsteigen und immer wieder neue Mitarbeiter führen müssen. Aber wie steht es mit der Führungsqualität von Interim Managern?

Die Helmut-Schmidt-Universität ist mit Unterstützung des AIMP (Arbeitskreis der Interim Manager Provider) dieser Frage nachgegangen und haben für die Interim Manager Studie 248 erfahrende Interim Manager befragt. Dabei kann die Helmut-Schmidt-Universität schon auf eine jahrelange Forschungserfahrung zu Themen flexibler Arbeitsformen auf Führungsebenen zurückgreifen.

Das Ergebnis der Studie

1. Positiver Return-on-Invest.
Manager auf Zeit schaffen in aller Regel deutlich mehr Mehrwert, als sie ihren Kunden an Personalkosten in Rechnung stellen. In unserer Studie haben sich 85,7% aller evaluierten
Interim Mandate für die Kunden rentiert – zum Teil um ein Vielfaches des Tagessatzes.

2. Nachhaltige Mitarbeiterentwicklung.
Befristet in Unternehmen tätige Interim Manager legen großen Wert auf einen verantwortungsbewussten Umgang mit Mitarbeitern (95,5%) und deren persönlich-berufliche Weiterentwicklung und Förderung (98,4%).

3. Hochleistungs-Manager.
Sie führen leidenschaftlich gern (80,4%) und sind sehr leistungsorientiert. 96,9% haben den Anspruch, durchgehend Spitzenleistungen zu erbringen. Das geht zu Lasten der Work-Life-Balance, nur 9,8% geben Freizeit und Privatem den Vorzug vor der Arbeit.

4. Sturmerprobte Wellenbrecher.
Die Mehrheit der untersuchten Manager auf Zeit ist extrem belastbar – auch im Vergleich zu festangestellten Führungskräften. D.h., sie sind psychologisch sehr widerstandsfähig, robust und auch in schwerer See kaum aus der Ruhe zu bringen.

5. Hohe Anerkennung unter Mitarbeitern.
Am Projektende haben 88,9% aller Interim Manager die Anerkennung und das Vertrauen der Mitarbeiter für sich gewonnen. Dabei sind sie sehr schnell im On-Boarding: 54,4% genießen bereits nach vier Wochen das Mitarbeiter-Vertrauen.

6. Fachlich und persönlich begeisternd.
Manager auf Zeit punkten bei Mitarbeitern fachlich durch ihre Kompetenz, Erfahrung und bisherigen Erfolge (96,4%) sowie persönlich durch ihre Vorbildrolle, Optimismus und Stabilität (85,9%). Dadurch können sie Widerstände positiv entkräften und Veränderungen zum Erfolg führen.“

(Holste, E. & Felfe, J. (2017): Interim Leadership Personalities, Helmut-Schmidt-Universität, pdf-Ausgabe S. 3)

Hier die vollständige Studie lesen

 

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