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Customer Journey: KI wird zum Gatekeeper im Kundenzugang

Customer Journey: KI wird zum Gatekeeper im Kundenzugang

Adobe Firely, 16.03.2026

Die Customer Journey, wie wir sie kennen, beginnt sich aufzulösen

Viele Strategien im digitalen Vertrieb folgen noch immer einem vertrauten Muster: Kunden bewegen sich entlang klar definierter Touchpoints, Unternehmen steuern diese Kontaktpunkte und optimieren sie systematisch auf Conversion.

Dieses gelernte Vorgehen entlang der Coustomer Journey beginnt an Wirkung zu verlieren.

Nicht, weil einzelne Technologien sich verändern, sondern weil sich die Logik der Entscheidungsfindung verschiebt. Kaufentscheidungen entstehen zunehmend vor dem eigentlichen Kontakt zwischen Kunde und Unternehmen.

Was lange als Stärke digitaler Geschäftsmodelle galt – der direkte Kundenzugang – beginnt sich aufzulösen.

Zwischen Kunde und Unternehmen schiebt sich ein neue Entscheidungsschicht: der Decision Layer

Was sich derzeit entwickelt, ist keine Erweiterung der Customer Journey, sondern eine strukturelle Verschiebung.

KI-Systeme übernehmen einen wachsenden Teil der Recherche, vergleichen Optionen und verdichten Informationen zu konkreten Empfehlungen. Plattformen bündeln Inhalte, Bewertungen und Transaktionen zu einem zusammenhängenden Erlebnisraum. Entscheidungen werden nicht mehr entlang einzelner Kanäle getroffen, sondern innerhalb dieser Systeme vorbereitet.

Damit entsteht eine vorgelagerte Entscheidungsschicht – ein „Decision Layer“, der sich zwischen Kunde und Unternehmen schiebt.

Für Unternehmen bedeutet das eine grundlegende Veränderung:
Sie konkurrieren nicht mehr nur um Aufmerksamkeit, sondern darum, überhaupt in diese Vorauswahl zu gelangen.

Sichtbarkeit wird kontextabhängig

In der klassischen Logik des Online-Marktes war Sichtbarkeit eng mit Platzierung verbunden: Wer oben steht, wird gesehen.

Im KI-getriebenen Umfeld verschiebt sich diese Logik. Sichtbarkeit entsteht nicht mehr absolut, sondern relativ zur konkreten Entscheidungssituation eines Kunden. Was sichtbar wird, hängt davon ab, wie gut ein Angebot zur jeweiligen Situation der Person passt – nicht nur technisch, sondern inhaltlich und kontextuell.

Damit verändert sich auch der Maßstab für Wettbewerb. Es geht weniger darum, präsent zu sein, sondern darum, als relevante Option erkannt zu werden.

Oder anders formuliert:
Sichtbarkeit ist nicht mehr das Ergebnis von Reichweite, sondern das Ergebnis von Passung.

Warum klassische Optimierungsmuster der Customer Journey an ihre Grenzen stoßen

Viele der etablierten Ansätze zur Optimierung der Customer Journey bleiben weiterhin notwendig, aber sie reichen nicht mehr aus, um die neue Logik vollständig abzubilden.

Die Optimierung von Websites, die Steuerung von Kampagnen oder die Integration von Kanälen adressieren vor allem den sichtbaren Teil der Customer Journey. Wenn jedoch ein wachsender Teil der Entscheidung bereits vorher getroffen wird, verschiebt sich der Hebel.

Der Webshop wird zunehmend zum Ort der Abwicklung, nicht mehr zur primären Entscheidungsinstanz. Suchmaschinen liefern Antworten, ohne dass Nutzer zwingend auf Websites wechseln. Social Media entwickelt sich vom Kommunikationskanal zum Verkaufsraum.

Die Customer Journey entwickelt sich damit von einer Abfolge steuerbarer Kontaktpunkte zu einem algorithmisch kuratierten Entscheidungsraum.

Der eigentliche Wettbewerb entsteht vor dem ersten Klick

Wenn Entscheidungen vorgelagert getroffen werden, verändert sich auch die Wettbewerbslogik.

Unternehmen konkurrieren nicht mehr primär darum, gesehen zu werden, sondern darum, in die Auswahl einbezogen zu werden. Der entscheidende Moment verschiebt sich von der Interaktion zur Einordnung.

Diese Einordnung erfolgt auf Basis von Inhalten, Daten und Kontext. KI-Systeme bewerten nicht isolierte Informationen, sondern Zusammenhänge: Wie konsistent ist ein Angebot dargestellt? Wie vertrauenswürdig ist die Quelle? Wie gut passt es zur konkreten Situation des Nutzers?

Der Wettbewerb entsteht damit in einem Raum, der für viele Unternehmen bislang nur indirekt sichtbar war.

Wie KI die Customer Journey verändert

Was sich daraus für Unternehmen ableitet

Diese Entwicklung lässt sich nicht mit einzelnen Maßnahmen adressieren. Sie betrifft die Struktur, in der Marketing, Vertrieb und Service zusammenspielen.

Inhalte müssen so gestaltet sein, dass sie von KI-Systemen verstanden und eingeordnet werden können. Daten müssen nicht nur vorhanden, sondern so strukturiert sein, dass sie ein konsistentes Gesamtbild ergeben. Plattformen werden zu zentralen Interaktionsräumen, während die eigene Website an Steuerungsfunktion verliert.

Content entwickelt sich dabei von einem Kommunikationsinstrument zu einer infrastrukturellen Voraussetzung für Sichtbarkeit.

Und vielleicht am wichtigsten: Die Perspektive verschiebt sich.

Die zentrale Frage lautet nicht mehr, wie Unternehmen Kunden durch eine definierte Journey führen, sondern wie sie Teil der relevanten Entscheidung werden, bevor diese Journey sichtbar beginnt.

Warum ich dieses Whitepaper zur Customer Journey geschrieben habe

Ich habe mich in den letzten Monaten intensiv mit genau dieser Verschiebung beschäftigt, nicht isoliert aus technologischer Sicht, sondern mit Blick auf ihre strategischen Konsequenzen. Die strategische Antwort auf die Sturkturveränderung ist zunächst eine inhaltliche, die durch entsprechenden Aufbau an technischen Prozessen inkl. KI gestützt werden muss.

Das Whitepaper führt diese Entwicklung systematisch zusammen und verdichtet sie entlang zentraler Fragestellungen: Wie verändert sich Kundenzugang? Welche Rolle spielen Plattformen? Wie müssen Inhalte und Daten strukturiert sein? Und welche Konsequenzen ergeben sich daraus für Organisation und Geschäftsmodell?

Ziel ist es, die Veränderung nicht nur zu beschreiben, sondern in eine Form zu bringen, die strategisch anschlussfähig ist.

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Ihre Kundenstrategie bestimmt das CRM-System

– und damit Ihre Chance für mehr Wettbewerbsfähigkeit und Wachstum.

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(c) Bettina Vier, Digitalisierung + E-Commerce

Erst Kundenstrategie definieren, dann das CRM-System wählen

Obwohl viele Unternehmer bereits wissen, dass ein Customer-Relationship-Management (CRM) signifikant die Kundenorientierung und Conversion Rate verbessert, werden weiterhin Exceltabellen „gewälzt“ und auf smarte Prozesse und Automation verzichtet.

Was sind die Gründe für Verzögerungen und für gescheiterte CRM-Projekte?

Fehlende strategische Grundlage

Die Einführung eines CRM-Systems wird als IT-Projekt und nicht als strategische Managementaufgabe gesehen. Und genau deswegen bleiben die Projekte bereits in den Startlöchern stecken. Oft fehlen klare Strategien im Vertrieb, Marketing und Service – wichtige Grundlagen um Ziele, Verzahnung und Prozesse klar definieren zu können. Und wichtige Voraussetzung, um den Bedarf des Unternehmens im CRM-System abbilden zu können.

Fehlendes fachliches Know-how

Die Einführung eines CRM-Systems muss sorgfältig vorbereitet werden, mit Kenntnissen in Businessanalysen, Prozessverständnis, Datenverständnis, Change-Management und Projektmanagement.

Nach einer erfolgreichen Implementierung muss das System durch einen System-Owner weitergepflegt und weiterentwickelt werden, mit Einwirkung und Berücksichtigung auf die Kundenstrategie. Diese Aufgabe ist nicht im Nebenjob zu leisten und braucht die oben aufgeführten Kompetenzen und die Bereitschaft sich in das Backend des Systems einzuarbeiten.

Fehlende Integration in die Organisation

Das System wird eingeführt, aber nicht in die Organisation integriert, d.h. Zuständigkeiten und die Organisation für Abstimmungen im Rahmen von Änderungen werden nicht geregelt, Mitarbeiter nicht in das System eingeführt u.ä.

Die Folge: Das System entwickelt sich zu einem Investitionsgrab mit laufenden Kosten (z.B. Lizenzen) und ohne Nutzen. Oft wird das Projekt als gescheitert betrachtet, aber eigentlich wurde das Projekt nicht vollständig zu Ende gebracht.

Integration in das Unternehmen bedeutet, das klare Zuständigkeiten und Erwartungen zur Nutzung des Tools von der Geschäftsleitung vorgegeben werden. Zudem müssen Zugpferde geschaffen werden, die die Nutzung des Systems ein Stück weit erzwingen, z.B. indem die Geschäftsleitung den Anspruch erhebt, in Zukunft die Reports aus dem System ziehen zu wollen.

Angst vor Transparenz

Mitarbeiter haben Angst, dass über das Tool die Arbeit kontrolliert werden soll. Das lässt sich nicht von der Hand weisen und ist theoretisch auch möglich. Daher muss sichergestellt werden, dass die Datenschutzverordnung und Vorgaben des Betriebsrates eingehalten werden.

Transparenz bedeutet aber auch, die eigene Arbeit besser bewerten zu können: Welche Aktivitäten waren am erfolgreichsten und lohnen wiederholt zu werden? So kann jeder Mitarbeiter im Vertrieb, Marketing oder Service aktiv seine Arbeit und damit seinen Anteil am Erfolg selbst managen.

Kundenkontakte werden nicht gerne geteilt

Gerade im Vertrieb besteht häufig ein „Eigentumsanspruch“ auf die vom Vertriebsmitarbeiter gepflegten Adressen und Kontakte. Dabei wird häufig vergessen, dass aber auch Marketing bereits über Aktionen und Brandmarketing Vorarbeiten geleistet hat und dass der Service ebenfalls einen wichtigen Beitrag zur Zufriedenheit der Kunden liefert.

Es wird Zeit sich als Team zu verstehen, in dem jeder seinen Anteil an der Bedienung des Kunden trägt. Nur so kann eine Customer Journey sinnvoll aufgestellt und bereichsübergreifend mit Aktivitäten begleitet werden, die teil- oder vollautomatisiert über das CRM gesteuert werden.

„Never Change a Running System“: Diese Einstellung behindert Veränderungen

Der Umgang mit den eigenen Excellisten sind zur Routine geworden und geben Sicherheit, seine Arbeit und die Risiken zu beherrschen.

Ein neues System verunsichert: Wer sieht jetzt was ich mache? Was passiert mit meinen Daten, wenn mehrere Kollegen daran arbeiten? Wofür bin ich in Zukunft zuständig? Werde ich das System bedienen können? Diese Unsicherheiten müssen mit Hilfe eines Change-Managers abgebaut und das Verständnis für Chancen aufgebaut werden.

Ein Unternehmen, dass sich der Verhinderungsstrategie der Mitarbeiter beugt, wird sich nicht weiterentwickeln. Wer es schafft, seine Mitarbeiter auf die nächste Ebene zu heben, wird erstaunt sein, dass diese plötzlich die Arbeit mit dem System als positiv sehen. Denken Sie an die Einführung von Teams während der Corona-Zeit: Mit welchem Aufwand mussten sich Mitarbeiter in diese neue Kommunikationstechnik einfinden – nicht nur fachlich, sondern auch mit vielen technischen Fragen. Es war anstrengend, aber die Notwendigkeit aufgrund der Ausnahmesituation verstand jeder. Das war ein Quantensprung, der vielen Unternehmen neu Möglichkeiten mit Blick auf mobiles und kollaborativem Arbeiten ermöglichte.

Prozess- und Datenprobleme

Wie schon oben beschrieben müssen Prozesse im Vertrieb, Marketing und Service klar definiert sein, damit entsprechende Workflows im System hinterlegt werden können.

Zudem wird eine Datenstrategie benötigt: Welche Daten werden benötigt, um Kunden zu bewerten, Prozesse und Entscheidungsregeln abzubilden und Reports ziehen zu können? Wer soll für Welche Daten zuständig sein und für deren Qualität Sorge traten? Wie können Daten mit externen Informationen angereichert werden?

Stattdessen praktiziert im schlimmsten Fall jeder in seiner Excel eine eigene Datenstrategie unter Nutzung verschiedener Funktionen. Arbeiten werden an verschiedenen Stellen doppelt gemacht, Synergien werden nicht genutzt. Zudem liegen die Daten in verschiedenen Systemen (Excel, Outlook, ERP, Köpfe) vor und müssen synchronisiert werden – was häufig nur lückenhaft gelingt.

Die Einführung eines CRM-System benötigt aber eine Datenstrategie, die z.B. den Umfang der Informationen über einen Kunden vorgibt und Möglichkeiten bietet, Kunden nach Werten zu clustern. Das CRM muss in Zukunft das einzige System sein, in dem sich alle Informationen zu Kunden bündeln.

Komplexität in der IT-Integration wird unterschätzt oder behindert die Entscheidung für die Umsetzung

Ein CRM-System einzuführen, bedeutet viele Daten aus unterschiedlichen Quellen in das System zu migrieren, Kategorien festzulegen, Workflows zu hinterlegen und regelmäßige Synchronisationsläufe mit anderen Systemen (z.B. ERP, Marketingtools) sicherzustellen. Ergänzend kommen Berechtigungskonzepte und Maßnahmen für technische Sicherheitskonzepte dazu. Ein Projektmanager muss diese Komplexität überblicken und sich einbringen, damit Fragen schnell geklärt werden. Schon diese Beispiele zeigen: Wenn ein CRM-Projekt nur als Nebenjob betrieben wird, ist das Scheitern quasi vorprogrammiert.

 

Erfahren Sie mehr über die Leistung eines CRM-Systems

Leistungsfähigkeit eines CRM-Systems

Download Leistungsfähigkeit eines CRM-Systems (PDF)

Download Checkliste CRM-System (Excel)

 

 

 

 

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