Social Media ist die Gradwanderung zwischen Business und Privatsphäre. Insbesondere durch den Einsatz von Multi Media spielen hier die emotionalen Beziehungsebenen eine wichtige Rolle.

Social Media Guideline für Ihre Mitarbeiter

Anleitung für Mitarbeiter für Beiträge über Ihr Unternehmen

Wie dürfen sich Mitarbeiter über Ihr Unternehmen in Sozialen Netzwerken / Social Media äußern?

Ein Gerichtsurteil vom Anfang des Jahres:
Ein Autoverkäufer bot Angebote seines Arbeitgebers in seinem privaten Facebook-Profil an. Das wurde vom Gericht als Schleichwerbung gewertet. Das Unternehmen musste zahlen, obwohl es keine Kenntnisse hiervon hatte.
(Quelle: Unbeabsichtigte Schleichwerbung auf Facebook kann teuer werden, ZEIT-ONLINE, 4. Januar 2014 12:34 Uhr)

Dieses Beispiel zeigt, wie wichtig es ist Mitarbeitern Regeln für den Umgang mit Sozialen Medien und der Nennung der Firma an die Hand zu geben. Zu schnell vermischen Privat- und Berufsleben.

In den meisten Fällen steht keine böse Absicht dahinter. Engagierte Mitarbeiter laufen aus Unwissenheit in die Gesetzesfalle.

Geben Sie Ihren Mitarbeitern daher eine Social Media Richtlinie in die Hand, die ihnen hilft, sich in öffentlichen Communities richtig zu verhalten – insbesondere in Verbindung mit Ihrer Firma.

Eine Social Media Guideline sollte auf jeden Fall folgende acht Punkte berücksichtigen:

1. Erläuterung der Social Media-Strategie Ihres Unternehmens

Erläutern Sie ihren Mitarbeitern, wie Sie zu Social Media Aktivitäten für das Unternehmen stehen und wer hierfür zuständig ist.

Meine Empfehlung:
Verbieten Sie nicht Social Media Aktivitäten durch Mitarbeiter sondern fordern Sie sie auf, dass sie diese mit der Fachabteilung abstimmen. Stellen Sie für diesen Fall Verhaltensregeln auf. So sollten die Beiträge immer den vollen Namen des Mitarbeiters und seine Position im Unternehmen enthalten.

2. Aufklärung über Urheberrechte und Lizenzen an Bildern und Texten

Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über Urheberrechte von Texten und Bildern. Wenn ein Mitarbeiter mit Ihrer Firma auftritt und Bilder verwendet, für die er nicht die Rechte hat, könnte das auf Ihr Unternehmen zurückfallen.

Umgekehrt möchten Sie sicherlich auch nicht, dass Ihre Mitarbeiter Ihre Bilder für private Postings in Facebook verwenden. Bilder aus eigenen Shootings sind nicht nur teuer, es ist auch eine Frage des Rechts. Facebook zum Beispiel hat in seinen Nutzungsbedingungen stehen, dass Facebook automatisch für jedes hochgeladene Foto die Lizenz für die kostenlose Nutzung bekommt. Das könnte ein Verstoß gegen die von Ihnen erworbenen Lizenzrechte bedeuten.

3. Vertrauliches gehört nicht ins Web

Betriebsinterna gehören nicht ins Web. Auch Inhalte die der Verschwiegenheitserklärung unterliegen, dürfen von Mitarbeitern nicht ins Web gestellt werden. In einer Social Media Guideline sollten Sie Ihre Mitarbeiter daran erinnern.

Öffentliche Communities sind zudem nicht der geeignete Platz um seinem Ärger über Kunden oder Kollegen Luft zu verschaffen. Hier darf durchaus an den Respekt untereinander und die Professionalität erinnert werden.

4. Aktivitäten in beruflichen Netzwerken

Berufliche Netzwerke sind beispielsweise XING oder LinkedIn. Hier ist es üblich sich mit der Firma seines aktuellen und seiner ehemaligen Arbeitgebern zu präsentieren. Dadurch präsentiert jeder Mitarbeiter indirekt das Unternehmen. Geben Sie Ihren Mitarbeitern Vorlagen wie zum Beispiel der Firmenname richtig angegeben wird. Und weisen Sie darauf hin, dass der Mitarbeiter seine Position korrekt angibt. Denn auch ihre Kunden und Geschäftspartner sind in XING und es könnte zu Missverständnissen führen, wenn die Position nicht korrekt angegeben ist.

Überlegen Sie sich auch, ob Sie es möchten, dass ein ehemaliger Mitarbeiter sich weiterhin als aktiver Mitarbeiter Ihres Unternehmens darstellt. Wenn Sie dies nicht möchten, bitten Sie ihn beim Verlassen des Unternehmens dies auch in den Netzwerken kenntlich zu machen.

Nutzen Sie die Möglichkeit eigene Unternehmensseiten in die Portale zu stellen mit denen sich Ihre Mitarbeiter verbinden können. So können Sie schneller erkennen wer sich in der Community wie darstellt. Zudem stärkt es Ihren eigenen Unternehmensauftritt.

5. Nutzung von Social Media am Arbeitplatz

Fachliche Communities werden gerne für die Arbeit genutzt, um Probleme lösen zu können oder um sich kurzfristig Wissen anzueignen. Ein Verbot Social Media am Arbeitsplatz zu nutzen wäre daher kontraproduktiv. Aber Sie können Regeln aufstellen, in dem Sie zum Beispiel nur bestimmte Foren zulassen.

6. Hilfe für Ihre Mitarbeiter

Nicht immer ist sich ein Mitarbeiter sicher, was er darf und was nicht. Geben Sie ihm die Möglichkeit nachzufragen. Richten Sie im Marketing, in der Kommunikation oder in der Personalabteilung eine Vertrauensstelle ein, wo sich Mitarbeiter Rat holen können.

Bieten Sie auch Hilfe an, wenn der Mitarbeiter Attacken gegen sich selbst im Web erfahren muss. Solche Attacken sind unter Umständen Zeichen von Missständen in Ihrer Belegschaft, die dem Arbeitsklima in Ihrem Unternehmen und damit auch der Produktivität schaden. Hier ist aktives Eingreifen von Nöten.

7. Umgang mit Verstößen

Natürlich können Sie auch mit Konsequenzen drohen, wenn gegen die Vorgaben verstoßen wird. Aber überlegen Sie sich dies gut und machen Sie es von dem Risiko eines Schadens für Ihr Unternehmen abhängig. Sanktionen wirken nur, wenn sie im Falle eines Falles auch wirklich durchgezogen werden. Weniger ist meistens mehr.

8. Juristische Abklärung und stetige Weiterentwicklung der Guideline

Wenn Sie eine Guideline erstellen, empfehle ich Ihnen dringend einen Juristen hinzuzuziehen, der sich mit Sozialen Netzwerken auskennt. Er kann Ihnen insbesondere bei der Ausformulierung helfen, und auf juristische Lücken hinweisen.

Da es immer schwierig ist alle Eventualitäten zu berücksichtigen und da die sozialen Netzwerke aus juristischer Sicht und aus Sicht des Datenschutzes noch nicht eindeutig geregelt sind, sollten Sie Ihre Guideline regelmäßig einer Überprüfung unterwerfen. In Zukunft wird es noch einige gerichtliche Urteile geben, die die Darstellung der Nutzerprofile und die Verwendung der Netze neu regeln. Vielleicht empfiehlt es sich daher, neben einem Datenschutzbeauftragten auch einen Social Media Beauftragten zu benennen.

Hinweis: Dieser Artikel stellt keine juristische Beratung dar.

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Und wie müssen Unternehmen hierauf reagieren?

Facebook, XING, Twitter, Google+, StudiZV, new in town, yout tube und und und. Die Liste der Social Media bzw. Communities lässt sich fast unbegrenzt fortsetzen. Doch was veranlasst Menschen, sich öffentlich zu präsentieren und mit Menschen, die sie nie persönlich getroffen haben, zu vernetzen? Was ist Social Media? Nur wer sich mit den Regeln der Social Media auseinandersetzt lernt zu verstehen, was sie bewirken und wie man Teil der Community werden kann.

Was sind Social Media und welche Wirkung geht von Ihnen aus?

Social Media oder auch Web 2.0 sind Technologien die es Webnutzern ermöglichen mediale Inhalte ins Web zu stellen und miteinander zu kommunizieren. Dabei können die Inhalte durch einzelne Personen oder gemeinsam mit anderen Usern erstellt werden.

User sind nicht mehr länger nur Konsumenten, sie sind auch Produzenten von Inhalten (Prosumer) und beeinflussen die Meinungsbildung anderer Webnutzer. Firmen werden mehr als zuvor gezwungen in direkten Kontakt mit ihren Käufern und Kritikern zu treten. Aber auch Nutzer werden immer öfter Opfer öffentlicher Kritik und Verleumdung. Die Redewendung „an den Pranger stellen“ – die eine mittelalterliche Bestrafung darstellt – hat Renaissance mit ganz neuen Dimensionen.

Damit stellt sich auch die Frage, wie es zu diesen Entwicklungen kommt?

Unabhängigkeit von Raum und Zeit

Emotionen können direkt über das Web entladen oder aufgebauscht werden. Anscheinend gibt es sie nicht mehr, die Nacht, die man überschlafen sollte, um mit Abstand die Situation zu beurteilen und sein Handeln zu überdenken. Direkt und mit wenigen Klicks lassen sich kurzfristig Gleichgesinnte finden. Das bestätigt die eigene Meinung und motiviert die eigenen Gedanken und Gefühle öffentlich zu machen – ob man sich kennt spielt kaum noch eine Rolle. Auch die Möglichkeit sich zu beteiligen steht unabhängig von Raum und Zeit zur Verfügung.

Das Urbedürfnis sich mit anderen auszutauschen

Die Sprache: Wurde sie nicht entwickelt, um sich mit anderen Lebewesen der gleichen Gattung präzise auszutauschen? Ist sie nicht mitverantwortlich dafür, dass unsere Kulturen erst entstehen konnten? Die Sprache ermöglicht es sich zu verständigen und Wissen weiterzugeben.

Sich mitzuteilen – nicht mehr und nicht weniger – will jeder. Wer sieht es nicht gerne, wenn etwas von ihm in der Zeitung steht, sei es, weil er mit seinem Ehrenamt in den Mittelpunkt gerückt ist, sei es weil ihm eine tolle Geschäftsidee geglückt ist. Aber nicht jeder fällt auf oder wird angehört.

Im Web 2.0 hat es nun jeder selbst in der Hand über sich oder über andere zu schreiben. Jeder kann in Communities oder als Laie journalistische Beiträge verfassen. Und so wird nicht nur geschrieben was das Zeug hält. Auch Videos oder Bilddokumentationen finden ihre Veröffentlichung im Web.

Darüber hinaus kann man sich auch als cool und schlagfertig darstellen. Doch so mancher, würde im Nachhinein das Geschriebenen gerne wieder rückgängig machen wollen. Wie viele? Das wäre sicherlich mal interessant zu untersuchen.

Das Bedürfnis Kontakte zu finden und dazu zu gehören

Kaum einer weiß noch, wie es mit Social Media angefangen hat. Es waren die Chats und Foren, die zunächst nur eine zeitverzögerte Kommunikation erlaubten. Doch der Mensch will direkt kommunizieren. Und die Techniker fanden die Lösung: Live-Chats. Plötzlich war es möglich unter dem Deckmantel eines Synonyms mit wildfremden Menschen zu chatten. Es entstanden Fachforen aber auch Kontaktbörsen. Der Wunsch, Gleichgesinnte zu finden und dazu zu gehören ist ein Ur-Bedürfnis des Menschen. Wer mit seinem Äußeren unzufrieden ist, kann im Internet seine Wortgewandtheit in den Vordergrund stellen.

Wirtschaftliche Zielsetzungen

Networking ist das Schlagwort, seit es LinkedIn, XING, Facebook und Co. gibt. Damit wird im Grunde nur eine Sache etwas freundlich umschrieben: Gesucht werden Kontakte, die einem einen (wirtschaftlichen, privaten, emotionalen) Vorteil bringen können:

früher oder später
direkt als „Freund“/Kunde oder als Türöffner zu „Freunden“/Kunden
als Informant oder als Multiplikator

Meistens wird dabei vergessen, dass Networking nicht bedeutet, bei jemanden in der Kontaktliste zu stehen. Bei vielen habe ich den Eindruck, dass sie das glauben. Mit plumper Ansprache werden fremde Menschen angesprochen und gebeten seinem Netzwerk beizutreten. Nein, so funktioniert es nicht. Trotz aller Technik müssen auch hier Beziehungen aufgebaut werden. Nur wenn gegenseitige Verbundenheit entsteht, wird das Netzwerk auch Früchte tragen.

Zudem gibt es Online-Gemeinschaften, die ganz konkrete gemeinsame Ziele verfolgen: Clubs, um günstig an limitierte Markenware zu kommen; Kaufgemeinschaften, um günstige Mengenrabatte auszuhandeln. Auch hier treffen sich die Menschen nur, weil sie ein gemeinsames Ziel haben. Viele würden sich in der monologen Welt nicht näher kommen.

Fazit

Sicherlich lässt sich die Reihe der Gründe, warum Menschen Social Media nutzen, noch fortsetzen und viel detaillierter betrachten. Doch allein diese Beispiele zeigen, wie Social Media zu verstehen ist – insbesondere wenn Unternehmen dieses Kommunikationsinstrument nutzen wollen: Sie müssen verstehen, welches Bedürfnis den Kunden dazu gebracht hat öffentlich im Web seine Meinung zu sagen – sei es positiv oder negativ. Und nur wenn es dem Unternehmen gelingt hier die eigentliche Ursache der Kritik zu verstehen und entsprechend zu reagieren, wird Social Media auch ein wichtiges Beziehungsinstrument zwischen Unternehmen und Kunden.

Es zeigt aber noch eins: Um angemessen reagieren zu können, bedarf es Menschenkenntnisse und psychologischen Spürsinn. Hier sind Schulungen absolut notwendig. Wie in einem professionellen und qualitativ hochwertigen Call Center müssen die Mitarbeiter wissen wie sie insbesondere in schwierigen Situationen zu reagieren haben.

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Videos wecken die Lust am Betrachten

… aber nur bei richtiger Einbindung kann dies den Verkauf fördern

Die Videoproduktion für Webseiten ist voll im Gange. Spätestens seit Youtube wurden die bewegten Bilder auch für die eigene Homepage entdeckt. Und das hat seine Gründe: Videos ziehen den User magisch an. Warum ist das so?

  • Bewegte Bilder ermöglichen das heimliche und genaue Betrachten.
  • Durch die Kombination mit Musik und Dramaturgie vermitteln Video stärkere Emotionen als Bilder.
  • Videos anzuschauen ist weniger anstrengend als Texte zu lesen.
  • Vor allem komplexe Zusammenhänge lassen sich in der Kombination von Ton und Bild „anschaulich“ darstellen.

Damit Videos jedoch beim Kunden ankommen, müssen sie wirkungsvoll produziert und in Szene gesetzt werden. Diese Punkte sollten auf jeden Fall berücksichtigt werden:

  • Zielsetzung des Videos
  • Videos müssen überzeugen
  • Checkliste für den Video-Dreh
  • Videos prominent platzieren
  • Suchmaschinenoptimierung
  • Kommentare in Xing


Welche Zielsetzung verfolgen Sie mit dem Video?

Je nachdem welches Ziel mit dem Video erreicht werden soll, hat das Video unterschiedliche Inhalte: Möchte man die Conversion Rate verbessern, wird man ein Produktvideo wählen, das ergänzend zur Textbeschreibung zum Beispiel die Handhabung des Produkts darstellt. Ist das Ziel Kunden an die Plattform zu binden, dann kann dies mit Videos gelingen, die die Neuerungen eines Produktes zeigen oder Hintergrundinformationen liefern, wie zum Beispiel Informationen zum Anbau von Bio-Gemüse.

Videos müssen überzeugen

Die Praxis hat gezeigt, dass hoch professionelle Clips weniger erfolgreich sind als semiprofessionell produzierte Videos. Der Grund liegt ganz nahe: Hoch professionelle Videos wirken unnatürlich und daher weniger glaubhaft. Folglich kann ein Händler, der selbst vor die Kamera tritt besser punkten als ein Schauspieler, vorausgesetzt er strahlt Kompetenz und eigene Begeisterung aus.

Vorsicht Gradwanderung: Ein peinlicher Auftritt erzeugt unter Umständen viele Klicks, aber fördert nicht die Verkaufszahlen!

Checkliste für Ihren Video-Dreh

    Attraktives Standbild (Thumbnail): Wählen Sie ein Standbild, das dem User sofort zeigt um was es geht. Hier zählt der erste Eindruck. Testen Sie selbst welche Videos sie auf Youtube bevorzugen, wenn die Überschriften nahezu das gleiche versprechen.
    Schnell auf den Punkt kommen: 10% der User brechen nach 10 Sekunden Spieldauer ab. Ein 5minütiges Video schauen sich nur 10% der User bis zum Ende an.
    Professionelles Intro: Das Intro ist vergleichbar mit der Ankündigung eines Bühnenauftritts. Nur wenn hier Spannung aufgebaut wird, wird der User dran bleiben.
    Professionelle Tonspur: Eine schlechte Tonqualität nimmt den Spaß am Zuhören. Sie muss daher dem gängigen Standard entsprechen.
    Logo oder Webadresse als Untertitel einblenden: Diese Informationen zeigen dem User von wem das Video kommt, wenn dieses nicht auf der eigenen Homepage hinterlegt ist. Mit der Webadresse weiß der Kunde zudem, wo er das Produkt erwerben und gegebenenfalls weitere Informationen finden kann.
    Call-to-action-Elemente einblenden: Botschaften wie ?heute ohne Versandkosten?, oder ?Seminarstart am 1.1.? fordern den Kunden auf aktiv zu werden. Wenn er jetzt nicht handelt verpasst er eine Chance. Mit Hilfe von Flash oder HTML5 kann sogar direkt ein Formular eingebunden werden. Der Kunde kann also an Ort und Stelle und unabhängig von der Website aktiv werden, zum Beispiel um einen Katalog anzufordern.

Videos prominent platzieren

Ein gutes Video nutzt nur dann etwas, wenn der Kunde es auch sieht. Das bedeutet, das Video muss ihm als solches erkenntlich (ein Link, der nicht auffällt, wird auch nicht angeklickt) und es sollte im Verkaufsprozess der Plattform integriert sein:

  • In Suchergebnislisten mit Thumbnail
  • Auf der Startseite im oberen Bereich
  • Auf der Produktseite nahe dem ?Kaufen?-Button
  • Das Video direkt in die Seite platzieren, nicht als Pop-up.
  • Den Player in der Standardversion ohne Schnickschnack einstellen. Alles andere lenkt den Kunden ab.

Suchmaschinenoptimierung

Damt die Universal Search von Google Videos in der Suchergebnisliste anzeigt, muss folgendes beachtet werden:

  • Mit dem Video muss eine Thumbnail zur Verfügung gestellt werden. Wenn keine Thumbnail vorhanden ist, sucht sich Google ein beliebiges Bild aus dem Video.
  • Damit der Klick in Google auf die eigene Website führt, muss das Video auch mit einer URL der eigenen Website verlinkt sein. Liegt das Video aber in Youtube, weil man es hierüber auf seine Website eingebunden hat, dann verlinkt Google auf Youtube.
  • Wie ein Video in der Google-Liste beschrieben wird, kann über eine Video- Sitemap beeinflusst werden. Eine solche Sitemap enthält zum Beispiel Titel, Beschreibung, Spieldauer. Hier sind auch Links zum Video und zum Thumbnail hinterlegt. Damit das Video bei Google gut platziert wird muss es unter anderem suchmaschinenrelevante Keywords und Phrasen beinhalten.
  • Das Video direkt in die Produktseite einbinden. Dann wird es durch den Content der Seite aufgewertet.

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